Les politiques et procédures
La procédure de reconnaissance des RSG en milieu familial.
La procédure de renouvellement de la reconnaissance
La procédure de suspension ou de révocation de la reconnaissance
Les mesures de surveillance et de contrôle
La procédure de répartition des places
Les règles éthiques
La gestion de la liste d’attente

Politiques et procédures

Il est implicite que toutes les politiques et procédures déjà mentionnées dans le cadre plus large du CPE s’appliquent aux milieux familiaux (RSG), à savoir :

:: les règlements généraux;
:: les règles éthiques;
:: la procédure de vérification d’absence d’empêchement;
:: les procédures de gestion, de sauvegarde et d’archivage des dossiers;
:: la politique sur le harcèlement;
:: la politique de gestion des ressources humaines;
:: les procédures de saine gestion financière et de reddition des comptes.

Cependant, en raison de la situation propre aux milieux familiaux et la Loi qui encadre les services de garde en question, le bureau coordonnateur a le devoir d’appliquer un certain nombre d’autres politiques et procédures auprès des RSG pour réaliser adéquatement son mandat.

La procédure de reconnaissance des RSG en milieu familial (incluant celle de vérification sur l’absence d’empêchement)

Retour

La procédure de reconnaissance des RSG en milieu familial.

Étapes préliminaires

Une personne requérante qui désire ouvrir un service de garde en milieu familial, et qui réside nécessairement dans le secteur rattaché à notre territoire, est d’abord référée à La Place 0-5 pour s’y inscrire, qu’elle ait ou non fait parvenir son CV au bureau coordonnateur. Deux (2) fois par année, en mars et en octobre, le BC invite par écrit toutes les personnes qui figurent sur la liste d’inscription de La Place 0-5 à une séance d’information sur la garde en milieu familial, le processus de reconnaissance, les places disponibles et la procédure de reconnaissance. Pour y assister, les personnes invitées doivent avoir préalablement confirmé leur présence en retournant leur coupon-réponse au bureau coordonnateur. Il faut savoir que la personne requérante est tenue d’avoir participé à cette rencontre pour poursuivre dans le processus de reconnaissance. À la suite de quoi, si l’intérêt demeure, le candidat ou la candidate doit déposer au BC une fiche d’identification comportant diverses informations nécessaires à l’analyse de sa demande, accompagnée des documents requis à cette étape. Les dossiers sont reçus et classés par: A, code postal ; B, date de remise des documents complétée. Par écrit, le BC confirme alors réception du dossier ou avise le requérant ou la requérante de documents manquants.

Étapes complémentaires

Régulièrement, suivant les données provenant de La Place 0-5, le bureau coordonnateur procède à l’identification et l’analyse des besoins de garde des parents dans les différents secteurs de son territoire. C’est à partir de cette analyse de besoins que le BC révise, tout aussi régulièrement, la liste des candidats et candidates, et considère leur offre de service. Aussi, seront contactées et invitées à faire parvenir une demande officielle de reconnaissance, selon la date de remise de leur dossier de leur candidature, les personnes requérantes qui répondent aux différentes conditions suivantes :

:: résider sur le territoire;
:: avoir assisté à la rencontre d’information;
:: avoir fait parvenir un dossier de candidature complété;
:: offrir un service de garde répondant aux besoins de garde des parents préalablement identifiés par le bureau coordonnateur;
:: remplir toutes les autres conditions d’obtention d’une reconnaissance tel que stipulé à l’article 51 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance (à jour au 12 septembre 2006). (Pour plus d’infos, cliquer ici.)

Les candidats et candidates sont alors informés des documents à fournir afin de compléter la demande de reconnaissance. Une telle demande doit être complétée dans un délai d’un mois suivant sa réception par le BC. À la suite de quoi, le BC poursuit sa démarche de reconnaissance : demande de références, vérifications sur l’absence d’empêchement, examen des certificats médicaux et passation d’entrevues (avec grilles conçues à cet effet). Si les entrevues sont concluantes, un rendez-vous est fixé pour l’évaluation de la résidence privée où serait fourni le service de garde en milieu familial. Des rapports d’entrevue et d’évaluation de la résidence sont rédigés et finalement soumis au conseil d’administration en vue d’accorder ou de refuser la reconnaissance.

Retour

La procédure de renouvellement de la reconnaissance

Que ce soit en raison de la réévaluation triennale, ou d’une réévaluation à la suite d’un changement affectant la reconnaissance, un renouvellement de la reconnaissance des services de garde en milieu familial sur tout le territoire doit avoir lieu, et ce, suivant une procédure déterminée. Dans le cas d’une réévaluation triennale, l’agente de conformité et les agentes de soutien pédagogique sont responsables d’effectuer les tâches reliées à cette situation. Dans le cas d’une réévaluation à la suite d’un changement affectant la reconnaissance, seule l’agente de conformité est mandatée. Dans les deux cas cependant, des visites sont prévues, ainsi que des entrevues, et du matériel déterminé sera utilisé pour mener à bien la réévaluation.

Retour

La procédure de suspension ou de révocation de la reconnaissance

Lorsque le CA a l’intention de suspendre ou de révoquer la reconnaissance d’une RSG, il doit d’abord aviser la RSG concernée des motifs qu’il invoque. Les motifs donnant ouverture à la suspension ou à la révocation sont ceux prévus à l’article 75 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance. Un délai de 15 jours est alors accordé à une RSG pour qu’elle puisse présenter ses observations devant les membres du CA, après quoi le CA prendra une décision quant au maintien, à la suspension ou à la révocation de la reconnaissance. Si la décision du CA est de suspendre ou de révoquer la reconnaissance de la RSG pour motif d’abus sexuel, il doit y avoir signalement à la DPJ, et la suspension est immédiate. Une procédure particulière suit cet état de fait qui prend en compte sans attendre l’intérêt des parents et des enfants concernés par ce milieu familial. Le BC doit toujours faire tout en son pouvoir pour assurer la continuité des services de garde, la santé et la sécurité des enfants. Des recours sont possibles pour une RSG, qui se sentirait lésée par une décision du CA à l’effet que son permis ait été suspendu, révoqué ou non renouvelé, dans un délai de 60 jours suivant la notification de la ministre ou du CPE, en s’adressant au Tribunal administratif du Québec.

Retour

Les mesures de surveillance et de contrôle

Les visites de surveillance et de contrôle sont essentielles au maintien de la qualité des services de garde. Aussi, dans le cadre de ce programme, l’agente de conformité effectue un certain nombre de visites, toujours à l’improviste, à la résidence où chaque RSG fournit son service de garde. Chaque visite fait l’objet d’une vérification, en lien avec la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance et le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, et peut porter sur un ou plusieurs aspects de la qualité selon des éléments identifiés par le BC. Le matériel utilisé par l’agente de conformité lors de ces visites est le même que celui qui a cours lors du processus de reconnaissance. Il comprend notamment :

:: un formulaire de visite de contrôle en milieu familial;
:: la grille d’évaluation du milieu physique;
:: le questionnaire concernant les procédures d’évacuation;
:: le questionnaire concernant le programme d’activités;
:: le questionnaire concernant le menu;
:: le rapport de conformité;
:: le rapport signalant un manquement.

Parfois, aucune infraction n’est constatée, ce qui donne à la RSG un Certificat de conformité qu’elle affichera bien en vue pour les parents. D’autres fois, l’agente de conformité mentionne à la RSG qu’elle doit corriger une situation donnée. Cela peut se produire sur le champ, ou un délai peut lui être accordé. Dans tous les cas, la responsable devra suivre les indications transmises par l’agente de conformité afin d’assurer dans les plus brefs délais, la sécurité, la santé et le bien-être des enfants qu’elle reçoit. Une contre-visite peut s’avérer nécessaire, et un rapport est rédigé dans tous les cas. Une RSG qui le requiert peut en tout temps bénéficier du soutien du bureau coordonnateur. Si par contre les corrections requises ne sont pas apportées, même après une 2e contre-visite, le CA est informé de la situation. Aussi, dans les cas où la sécurité des enfants serait sérieusement compromise, le BC en informe les parents sur le champ, dans le respect de la confidentialité, et le CA peut prendre des mesures allant jusqu’à la suspension ou la révocation de la reconnaissance de la RSG. (Pour plus d’infos, cliquer ici.)

Retour

La procédure de répartition des places

En vertu de l’article 93 de la Loi, la ministre établit annuellement le nombre de places pour lesquelles les services de garde sont subventionnés. Elle répartit ces places entre les demandeurs de permis, les titulaires de permis et les bureaux coordonnateurs, selon les priorités et les besoins qu’elle détermine. L’article 94 précise toutefois que le BC peut réaffecter une place répartie à une RSG si elle devient inoccupée ou si l’offre de service de la RSG ne respecte plus l’entente de subvention intervenue. Ainsi, grâce aux fonctionnalités de son outil informatique (le Gestionnaire), qui compile les fiches d’assiduité, le BC peut suivre rigoureusement le taux d’occupation des places en milieu familial et réagir en conséquence.

Retour

Les règles éthiques

Bien que le bureau coordonnateur dispose de règles éthiques destinées à l’ensemble de ses acteurs et que les RSG sont invités à y référer, la situation propre aux milieux familiaux (travail en résidence privée dans un contexte d’isolement) souligne le besoin d’une approche spécifique aux RSG en ce qui a trait aux règles éthiques. Ainsi, le Code d’éthique de l’Association des éducatrices et éducateurs en milieu familial du Québec vient compléter ici l’actuel cadre de références du bureau coordonnateur. (Pour plus d’infos, cliquer ici.)

Retour

La gestion de la liste d’attente

Rappelons ici que le CPE Jardin de Fruits a réalisé, à l’instar des CPE des territoires Sud-Ouest et Centre-Nord, une entente de services avec La Place 0-5 pour la gestion, en tant que guichet unique, des listes d’attentes le concernant, à savoir : une liste pour les enfants en attente de place en installation, une autre pour ceux en attente de place dans un milieu familial, et une dernière pour les personnes désireuses de devenir RSG.
En ce qui a trait au BC, deux de ces trois listes le concernent : celle des places en milieu familial, et celle des RSG potentielles. Donc, si un parent désire que son enfant bénéficie de services de garde en milieu familial, et qu’il contacte le bureau coordonnateur de son territoire à cet effet, on l’invitera à s’inscrire à La Place 0-5. Une RSG qui aura besoin de recourir à la liste pour combler une place rejoindra alors son bureau coordonnateur et lui demandera une aide en ce sens. Le BC consultera alors la liste sur le site de la Coopérative et remettra à la RSG des noms susceptibles de répondre aux besoins des deux parties. Quant aux personnes désireuses de devenir RSG, elles doivent s’inscrire sur une liste tenue par la Coopérative, puis attendent que l’agente de conformité affectée au BC les invite toutes, par écrit et dans un temps donné, à une séance d’information avant de passer à l’autre étape qui est celle de la demande de reconnaissance.

Retour